Las principales obligaciones laborales de una empresa se apoyan, sobre todo, en el Estatuto de los Trabajadores, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y la normativa de Seguridad Social e igualdad, sin perjuicio de la normativa autonómica o de las reglas específicas del sector que puedan resultar aplicables.

Obligaciones laborales de una empresa: Obligaciones generales con la plantilla

  • Formalización y gestión de contratos: cuando la normativa lo requiera, los contratos deben formalizarse por escrito y, en todo caso, registrarse ante el SEPE, incluyendo cualquier modificación posterior.
  • Altas y bajas en Seguridad Social: la empresa debe tramitar el alta, la baja y cualquier variación de datos en la Seguridad Social de las personas trabajadoras antes del inicio efectivo de la prestación de servicios.
  • Pago de salarios y nóminas: se debe abonar el salario en plazo, respetando como mínimo lo establecido en el convenio colectivo aplicable o, en su defecto, el SMI; además, es obligatorio emitir las nóminas y aplicar las retenciones de IRPF correspondientes.
  • Cotizaciones y obligaciones fiscales periódicas: la empresa debe ingresar mensualmente las cotizaciones y cumplir con las obligaciones de retenciones (por ejemplo, el modelo 111 y los resúmenes anuales que correspondan).
  • Tiempo de trabajo: es obligatorio respetar los límites de jornada, los descansos, las vacaciones y los permisos recogidos en el Estatuto y en el convenio colectivo aplicable.

Registro de jornada, salarios e igualdad

  • Control horario: llevar un registro diario de jornada de toda la plantilla (también en teletrabajo), conservarlo y tenerlo disponible para la Inspección de Trabajo y la representación legal de las personas trabajadoras.
  • Registro retributivo: mantener un registro salarial (incluido el enfoque de género) para toda la plantilla, con independencia del tamaño de la empresa.
  • Protocolos internos obligatorios: disponer y difundir internamente un protocolo de acoso laboral y sexual y un protocolo de desconexión digital, asegurando su accesibilidad y conocimiento por parte del personal.
  • Canal de denuncias: cuando resulte exigible, disponer de un canal interno de información/denuncias que sea accesible, confidencial y con garantías (protección del informante, gestión de plazos y trazabilidad), e integrarlo con los protocolos internos (por ejemplo, acoso y discriminación) para permitir la comunicación y tramitación segura de incidencias.
  • Protocolo LGTBI: cuando resulte aplicable, contar con medidas y protocolo de actuación frente al acoso y la discriminación por razón de orientación sexual, identidad y/o expresión de género y características sexuales, difundirlo internamente y coordinarlo con el resto de políticas de igualdad, prevención y régimen disciplinario.
  • Plan de Igualdad (50+ personas): en empresas con 50 o más personas trabajadoras, negociar, aprobar y registrar el Plan de Igualdad, incorporando auditoría retributiva y revisiones periódicas.

Prevención de riesgos laborales (PRL)

  • Sistema preventivo completo: contar con un plan de PRL que incluya evaluación de riesgos, planificación preventiva, medidas de emergencia y coordinación de actividades empresariales cuando proceda.
  • Medios, salud y formación: proporcionar EPIs adecuados, garantizar la vigilancia de la salud (por regla general voluntaria salvo supuestos concretos) y dejar constancia documental de la formación impartida.
  • Servicio de prevención: disponer de un servicio de prevención propio, ajeno o mancomunado en función de la actividad y el tamaño, manteniendo la coordinación y seguimiento continuo con dicho servicio.
  • Gestión de accidentes y enfermedades profesionales: registrar, comunicar e investigar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, aplicando medidas correctoras cuando sea necesario.

Organización interna y documentación

  • Calendario laboral anual: elaborar cada año el calendario laboral (con festivos estatales, autonómicos y locales) y exponerlo en un lugar visible del centro de trabajo.
  • Apertura del centro de trabajo: tramitar la comunicación o apertura del centro ante la autoridad laboral cuando proceda.
  • Políticas internas actualizadas: mantener al día reglamentos y políticas internas conforme al convenio y a la normativa vigente.
  • Teletrabajo (cuando sea regular): formalizar acuerdos de trabajo a distancia cuando el teletrabajo sea habitual (por ejemplo, al menos el 30% de la jornada en un periodo de 3 meses), incluyendo inventario de medios, compensación de gastos, protección de datos y PRL en el domicilio.

Obligaciones específicas según tamaño y otros factores

  • Empresas de 50 o más personas: además del Plan de Igualdad, pueden existir obligaciones vinculadas a la reserva de empleo para personas con discapacidad o a la adopción de medidas alternativas.
  • Bonificaciones por formación: si la empresa aplica bonificaciones, debe cumplir los requisitos formales exigidos por FUNDAE (planificación, seguimiento y justificación de la formación).
  • Protección de datos: cualquier empresa que trate datos personales de plantilla o clientes debe cumplir con RGPD y LOPDGDD, incluyendo deberes informativos, registros, contratos de encargo y medidas de seguridad.

En definitiva, cumplir con las obligaciones laborales no solo garantiza que la empresa opere dentro del marco legal, sino que también fortalece la confianza y el compromiso del equipo. Adoptar una gestión responsable y transparente en materia laboral es invertir en la estabilidad, la reputación y el crecimiento sostenible del negocio.